In de afgelopen weken is deze nieuwe regeling door een rechter bevestigd. Uiterlijk op het moment van het uitbetalen van een vaste kostenvergoeding moeten werkgevers er voor zorgen dat ze over een specificatie van de kosten beschikken. Hebben ze deze specifcatie niet, dan moet de vergoeding tot het loon worden gerekend.
Om een vaste kostenvergoeding voor intermediaire kosten of gerichte vrijstellingen onbelast te kunnen verstrekken aan werknemers moet een werkgever aan een aantal voorwaarden voldoen:
– De werkgever moet een omschrijving geven van de intermediaire kosten en de gerichte vrijstellingen per kostenpost. Dit moet zijn inclusief een schatting van het bijhorende bedrag.
– De werkgeven ligt toe welk bedrag aan intermediaire kosten en gerichte vrijstelling de vaste kostenvergoeding is opgebouwd.
– De werkgever voert vooraf een onderzoek uit naar de werkelijke kosten ter onderbouwing van de vaste kostenvergoeding. Dit onderzoek wordt herhaald op verzoek van de Belastingdienst. Als het om vaste kostenvergoedingen gaat die al bestonden vóór de overgang naar de werkkostenregeling, is een nieuw onderzoek niet nodig op voorwaarde dat de omstandigheden onveranderd zijn gebleven.
– De werkgever kan het bedrag van de intermediaire kosten en gerichte vrijstellingen aannemelijk maken.
– De werkgever wijst de kostenvergoeding waar een gerichte vrijstelling voor geldt aan als eindheffingsloon. Door de vrijstelling die dan geldt, gaat dit echter niet ten laste van de vrije ruimte.
Heeft u verder vragen over dit onderwerp? Neem dan gerust contact op met ons.
