35. Check de jaaropgaaf
Als werkgever bent u verplicht om jaarlijks aan uw werknemers een jaaropgaaf te verstrekken. Op deze jaaropgaaf moet een aantal verplichte gegevens worden vermeld, zoals de naw-gegevens, het loon van de werknemer (kolom 14 van de loonstaat), de ingehouden loonbelasting/premie volksverzekeringen en de verrekende arbeidskorting. Verstrekt u in 2014 de jaaropgaaf over 2013, doe dan een extra check. Op deze jaaropgaaf moeten namelijk nog twee extra verplichte gegevens worden vermeld. Het betreft de werkgeversheffing Zvw en het totaal van de premies werknemersverzekeringen.
36. Ook volgend jaar werkgeversheffing hoge lonen
De voor dit jaar geldende werkgeversheffing over hoge lonen, ook wel crisisheffing genoemd, komt volgend jaar nog een keer terug. Wel heeft het kabinet beloofd dat dit een eenmalige terugkeer is en dat de crisisheffing dus niet structureel wordt. Desalniettemin moet u als werkgever voor elke werknemer die dit jaar een loon heeft van meer dan € 150.000, in 2014 over het meerdere wederom 16% belasting (eindheffing) betalen. Het gaat daarbij om het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking over het hele jaar 2013, dus inclusief alle structurele en incidentele beloningen en dus ook inclusief de bijtelling auto.
Tip
Overleg met uw adviseur of het mogelijk is om dit jaar een voorziening op de balans te vormen voor de crisisheffing die u in 2014 moet betalen.
37. Afdrachtvermindering onderwijs wordt subsidieregeling
De afdrachtvermindering onderwijs verdwijnt met ingang van volgend jaar. Hiervoor in de plaats komt vanaf 1 januari 2014 de subsidieregeling praktijkleren. Biedt u leer-werkplekken aan, dan is het verstandig hier nu alvast rekening mee te houden, want niet voor alle leerling-werknemers heeft u dan recht op subsidie. Voor sommige bestaande leer-werktrajecten geldt een overgangsregeling.
U kunt straks subsidie krijgen voor een leer-werkplek voor leerlingen in het mbo die een beroepsbegeleidende leerweg volgen (BBL) en studenten die een hbo-opleiding volgen in de techniek (inclusief agro), bestaande uit een combinatie van leren en werken. Ook voor werknemers aan wie maatschappelijk de meeste behoefte bestaat, zoals studenten, onderzoekers, ontwerpers en promovendi in bepaalde vakgebieden, kunt u subsidie krijgen.
Voor bepaalde doelgroepen, zoals mbo-studenten die een beroepsondersteunende leerweg (BOL) volgen of vmbo-leerlingen die een leer-werktraject doen, komt u niet in aanmerking voor de subsidieregeling praktijkleren.
38. Verdiep u in de Werkkostenregeling
Vanaf 1 januari 2011 kunnen werkgevers al gebruikmaken van de Werkkostenregeling. Tot nu toe hebben nog maar weinig werkgevers de overstap gemaakt, want de Werkkostenregeling is namelijk nog niet verplicht. De verplichte invoering is nu zelfs uitgesteld van 2014 naar 2015. Ook volgend jaar mag u dus nog kiezen voor het oude systeem van (vrije) vergoedingen en verstrekkingen in de loonsfeer.
Ondanks dat u nog de keuze heeft, is het niet onverstandig om u nu al te verdiepen in de Werkkostenregeling, want de overstap naar de regeling vergt nogal wat voorbereiding. Bovendien kan het in uw geval wellicht voordelig zijn om al volgend jaar over te gaan op de Werkkostenregeling. Om uw keuze voor 2014 te bepalen, kunnen de volgende vier stappen u op weg helpen:
- Inventariseer alle vergoedingen en verstrekkingen. De gegevens vindt u terug in uw boekhouding, het personeelshandboek, individuele arbeidscontracten en aanvullende arbeidsvoorwaarden.
- Deel de kosten in: wat valt onder de vrije ruimte? Dit is 1,5% van de totale fiscale loonsom, wat u mag gebruiken voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan uw werknemers. Zijn er bepaalde vergoedingen of verstrekkingen die onder de gerichte vrijstelling vallen of is wellicht een nihilwaardering van toepassing?
- Bepaal de fiscale loonsom. Hier moet u uitgaan van een schatting. Wellicht heeft u al aardig in kaart waar het totale fiscale loon eind 2013 op uitkomt.
- Overleg op tijd met uw werknemers en de ondernemingsraad. Het kan zijn dat u door de Werkkostenregeling bestaande arbeidsvoorwaarden moet aanpassen. In de meeste gevallen heeft u hiervoor toestemming nodig van uw werknemers. Overleg is dan ook geboden. Sluit u een nieuw arbeidscontract af, hou dan alvast rekening met de komst van de Werkkostenregeling.
39. Mogelijk aanpassing pensioencontract van uw werknemers
Met ingang van 1 januari 2014 gaat de jaarlijkse pensioenopbouw omlaag. Zo gaat het maximale opbouwpercentage voor middelloonregelingen omlaag van 2,25% naar 2,15% en voor eindloonregelingen van 2% naar 1,9%. Ook de pensioenrichtleeftijd voor het aanvullend pensioen gaat met ingang van 2014 omhoog van 65 naar 67 jaar. Beide wijzigingen hebben gevolgen voor de pensioenregeling van uw werknemers. Door deze wijzigingen moeten de pensioenovereenkomsten van uw werknemers mogelijk worden aangepast.
Het is mogelijk om het pensioenreglement ongewijzigd te laten, maar dan moet de huidige pensioenregeling wel binnen de per 1 januari 2014 geldende fiscale kaders blijven.
Tip
Overleg met het pensioenfonds of de pensioenverzekeraar waar de pensioenregeling van uw werknemers is ondergebracht of aanpassing van het pensioenreglement wenselijk dan wel noodzakelijk is en wat de gevolgen hiervan zijn. Het kan zijn dat uw werknemers formeel akkoord moeten gaan met een wijziging van het pensioenreglement. Als werkgever heeft u bovendien de plicht om toe te zien dat de pensioenuitvoerder uw werknemers tijdig inlicht over eventuele wijzigingen.
40. Verklaring geen privégebruik auto werknemer? Blijf op de hoogte
Heeft u als werkgever van uw werknemer een ‘verklaring geen privégebruik auto’ ontvangen, dan hoeft u geen bijtelling meer toe te passen. De werknemer verklaart hiermee dat hij met de auto niet meer dan 500 privékilometers per jaar gaat rijden. De verklaring werkt voor u als werkgever als een soort vrijwaring. Mocht achteraf blijken dat de werknemer toch meer privékilometers heeft gereden, dan krijgt niet u als werkgever, maar de werknemer zelf een naheffingsaanslag met boete. Dit is alleen anders als u weet dat u de bijtelling onterecht niet toepast. U weet bijvoorbeeld dat de werknemer toch meer privékilometers rijdt. Vanaf 1 januari 2012 geldt er reeds een zwaardere informatieverplichting. Is er sprake van onjuistheden of onvolledigheden, dan moet u uit eigen beweging de Belastingdienst hiervan op de hoogte stellen.
Tip
Vergeet niet de ‘verklaring geen privégebruik auto’ bij uw salarisadministratie te bewaren. Zolang er geen wijzigingen zijn, blijft de verklaring geldig. In november ontvangt uw werknemer een brief van de Belastingdienst waarmee hij wijzigingen kan doorgeven. Informeer hiernaar bij uw werknemer en administreer eventueel ook het wijzigingsformulier. Zo bent u er in ieder geval op tijd van op de hoogte of u volgend jaar wel of geen rekening moet houden met een bijtelling.
41. Versnel het ontslagtraject
Neemt u – om wat voor reden dan ook – nog dit jaar afscheid van uw werknemer onder betaling van een ontslagvergoeding, dan helpt u uw werknemer wanneer u de ontslagvergoeding nog vóór
15 november aanstaande overmaakt op een stamrecht-rekening bij een bank, verzekeraar, beleggingsinstelling of de stamrecht-bv. Uiteraard kan dit alleen als het gaat om een vergoeding ter vervanging van te derven of gederfd loon en het stamrecht aan de voorwaarden voldoet.
Uw werknemer kan zo een voordeel behalen, want hij kan nog gebruikmaken van de bestaande stamrechtvrijstelling. Deze wordt namelijk volgend jaar afgeschaft voor nieuwe stamrechten. Bovendien heeft uw werknemer volgend jaar de mogelijkheid om de stamrechtaanspraak in één keer te laten uitkeren, waarbij dan 80% van de uitkering belast is en hij geen revisierente hoeft te betalen van 20% over de waarde van het stamrecht. De verzekeraar, bank of beleggingsinstelling moet dan wel instemmen met de volledige opname in één keer van de stamrechtaanspraak. Daar bestaat op dit moment nog onduidelijkheid over.
