Onderzoek vooraf vereist voor vaste kostenvergoeding
Om een vaste kostenvergoeding onbelast te kunnen verstrekken, bijvoorbeeld voor intermediaire kosten of bedragen die gericht zijn vrijgesteld, is het essentieel dat de werkgever vooraf onderzoek doet naar de werkelijke kosten die de werknemer maakt.
In een recente update van de handreiking van Forum Salaris wordt benadrukt dat dit kostenonderzoek daadwerkelijk vooraf moet plaatsvinden. Zonder dit onderzoek wordt de vaste kostenvergoeding beschouwd als belast loon. Wanneer de werkgever de vergoeding als eindheffingsloon aanwijst, en deze voldoet aan de gebruikelijkheidstoets, gaat het ten koste van de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling (WKR). Bij overschrijding van die vrije ruimte is de werkgever 80% eindheffing verschuldigd.
Voorwaarden voor een onbelaste vaste kostenvergoeding
Werkgevers moeten aan een aantal voorwaarden voldoen om een vaste kostenvergoeding voor intermediaire kosten of gerichte vrijstellingen onbelast te mogen verstrekken:
- Het bedrag van de intermediaire kosten en gerichte vrijstellingen moet aannemelijk zijn.
- De kostenvergoeding moet per kostenpost een duidelijke omschrijving bevatten, inclusief een schatting van het bedrag.
- Het totaalbedrag van de vergoeding moet worden onderbouwd met een specificatie van intermediaire kosten en gerichte vrijstellingen.
- Een voorafgaand kostenonderzoek naar de werkelijke kosten moet worden uitgevoerd en op verzoek van de Belastingdienst herhaald kunnen worden.
- Kostenvergoedingen waarvoor een gerichte vrijstelling geldt, moeten als eindheffingsloon worden aangewezen. Dankzij de vrijstelling gaat dit niet ten koste van de vrije ruimte.
Praktijkvoorbeeld: met of zonder kostenonderzoek
Een werkgever biedt werknemers een vaste kostenvergoeding van € 120 per maand aan, bedoeld voor uitgaven zoals maaltijden onderweg, parkeerkosten (auto van de zaak), relatiegeschenken en stomerijkosten.
- Zonder kostenonderzoek:
De vergoeding wordt volledig als belast loon behandeld. Indien aangewezen als eindheffingsloon, gaat de volledige vergoeding ten koste van de vrije ruimte. Bij overschrijding van de vrije ruimte geldt een eindheffing van 80%. - Met kostenonderzoek:
De maaltijden vallen onder een gerichte vrijstelling, terwijl parkeerkosten en relatiegeschenken als intermediaire kosten gelden. Deze kosten gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Alleen de stomerijkosten worden via de vrije ruimte verwerkt. Hierdoor blijft de vergoeding grotendeels onbelast.
Door vooraf onderzoek te doen, kan een werkgever aanzienlijk besparen op belastingkosten en voldoet hij tegelijkertijd aan de wettelijke vereisten.
Bron: Salarisnet van Morgen
