Medewerker vertrekt – wat moet je allemaal regelen?
Wanneer een medewerker uit dienst gaat, komt daar als werkgever het nodige bij kijken. Het is belangrijk om dit zorgvuldig en tijdig te regelen. Hieronder vind je een handig overzicht van wat je allemaal moet doen.
1. Bevestig het vertrek schriftelijk
Stuur altijd een schriftelijke bevestiging van het ontslag, ongeacht de reden van vertrek. Vermeld daarin de officiële einddatum van het dienstverband en dat er een eindafrekening volgt. Vergeet ook niet te verwijzen naar afspraken over geheimhouding, en – indien van toepassing – het concurrentie- of relatiebeding. Vraag de medewerker ook om social media aan te passen.
2. Financiële en administratieve afhandeling
Informeer op tijd de salarisadministratie. Zij regelen de eindafrekening en berekenen de eventuele transitievergoeding.
Vergeet niet openstaande studiekosten of leningen te verrekenen.
Meld de medewerker af bij de pensioenregeling, ziekteverzuimverzekering en andere verzekeringen zoals de WGA-hiaatverzekering.
Controleer in de cao welke verplichtingen gelden bij het einde van het dienstverband.
3. Toegang en veiligheid
Trek alle toegangsrechten in, zoals wachtwoorden, inlogcodes en toegangspasjes.
Zorg ervoor dat alles AVG-proof wordt afgehandeld.
Zet een automatische afwezigheidsmelding in de e-mail en zorg dat mails worden doorgestuurd naar de opvolger of vervanger.
4. Bedrijfsmiddelen terughalen
Vraag de medewerker om alle bedrijfseigendommen in te leveren: telefoon, laptop, fiets, auto, sleutels, pasjes, bedrijfskleding en eventuele thuiswerkvoorzieningen.
Laat hiervoor een ontvangstbevestiging ondertekenen.
5. Interne en externe communicatie
Informeer collega’s, klanten en relaties over het vertrek.
Benoem de opvolger of tijdelijke vervanger.
Stuur zelf de communicatie, vooral als het vertrek gevoelig ligt.
6. Bij ziekte op de laatste dag
Is de medewerker ziek op de laatste werkdag? Meld dit dan direct bij het UWV – dat is een wettelijke verplichting.
Tip: Vergeet deze punten niet
Personeelsdossier: Archiveer dit correct en noteer wanneer AVG-termijnen verlopen.
Online profielen: Pas de bedrijfswebsite en social media aan (denk aan teamfoto’s of teksten waarin de oud-medewerker wordt genoemd).
Ziekmelding ná einde dienstverband: Tot vier weken na vertrek kun je nog geconfronteerd worden met een ziekmelding. Dit kan financiële gevolgen hebben. Houd dus contact en check het bij de medewerker.
Jaaropgave: Vergeet niet om deze in januari toe te sturen. Zet het alvast in je agenda.
Social media check: Controleer of de oud-medewerker binnen twee weken na vertrek zijn/haar socialmediaprofielen heeft aangepast.
