U moet de volgende basisgegevens minstens 7 jaar bewaren:
- De grootboek
- De debiteuren- en crediteurenadministratie
- De in- en verkoopadministratie
- De loonadministratie
- Onroerende zaken (deze moet u maar liefst 10 jaar bewaren)
- De voorraadadministratie
- Bijzondere administraties afhankelijk van de branche zoals projectadministraties en opdrachtadministraties
- Bron- (bijv. bestelformulieren) en stamgegevens (prijzen- en artikeltabellen alsmede gegeven debiteuren en crediteuren).
Soms is door andere wettelijke bepalingen de termijn langer dan 7 jaar. Voor de btw (omzetbelasting) geldt bijvoorbeeld voor onroerende zaken een bewaartermijn van 9 jaar, volgend op het jaar waarin het vastgoed in gebruik is genomen (dus 10-jaar vanaf jaar ingebruikneming). En voor de mini One Stop Shop-regeling (MOSS) geldt een bewaartermijn van 10 jaar na afloop van het jaar waarin de diensten zijn geleverd.
2. Hoe moet u het bewaren?
Het is niet alleen belangrijk dat u de gegevens voor een lange tijd bewaart, het is ook erg belangrijk dat u de gegevens op een bepaalde manier bewaart. Alle materialen die voor de belastingheffing van belang zijn moeten bewaard worden zoals ze ontvangen zijn. Dus in de originele staat.
Zo is het belangrijk dat u een digitale factuur ook digitaal bewaart. Door de digitale wereld, verandert er veel. Omdat in digitale bestanden eenvoudig dingen aangepast kunnen worden, moet naast de factuur ook een e- mail of ander document erbij worden opgeslagen. Zodat u niet zomaar valse facturen kunt gaan maken of kunt gaan bewerken.
Let op! In de praktijk gaat vaak de digitale kasadministratie verloren, doordat de hard-en software verloren gaat. Het is daarom noodzakelijk goede benaderbare back ups te maken en te bewaren.
3. Online versus offline
Offline facturen, mag u wel online opslaan. Deze kunt u gerust inscannen of fotograferen. Belangrijk is dat daarbij wel alles gescand wordt, zodat te zien is dat het om een echte factuur gaat. Het inscannen van uw facturen kan goed gedaan worden met de nieuwe methode Scan & Herken. Bij Van Bergen Ondernemerszaken maken we ook gebruik van deze methode. Wilt u hier meer over weten, neem dan contact op.
Toch raad de Belastingdienst aan om alles ook offline te bewaren, want het is soms lastig voor de Belastingdienst om het op echtheid te kunnen controleren als het alleen online zichtbaar is. Vooral bij bonnen is dit niet eenvoudig. Bewaar uw bonnetjes dus ook offline.
E-factureren
De bewaarplicht is geen leuk onderdeel, maar wel ongelofelijk belangrijk. Wilt u mee met de digitale ontwikkelingen op dit onderdeel? Dan is e-factureren wellicht wat voor u. Ook daarmee helpen wij u graag mee verder bij Van Bergen Ondernemerszaken.
Kijkend naar de toekomst is het voor ondernemers goed om beetje bij beetje de stap te maken naar een volledig digitale administratie. Het werken met online boekhoudprogramma’s, online uw gegevens inzien bij de accountant, Scan en Herken, een Cloud en ga zo maar door. Al uw gegevens altijd eenvoudig bij de hand vanaf elke locatie.
Niet voldoen aan de administratieplicht
Voldoet u niet aan de administratieplicht dan kunt u een omkering van de bewijslast verwachten. Dat betekent dat de belastingdienst een standpunt kan innemen over o.a. de belastbare winst (inkomensbelasting) en BTW en dat de belastingplichtige dan moet bewijzen dat dit standpunt onjuist is. Deze omkering van de bewijslast is een belangrijke bewijsrechtelijk nadeel. Anders moet de belastingdienst namelijk haar standpunt bewijzen en dat is een bewijsrechtelijke voorsprong die je liever niet uit handen geeft.
Kort samengevat kunnen we zeggen dat er veel komt kijken bij de bewaarplicht voor de ondernemer. Wij als accountants en belastingadviseurs helpen en adviseren u daar graag bij. Bij van Bergen Ondernemerszaken hebben we diverse expertises (administratie/boekhouding, belastingen, loonadministratie, jaarrekeningen, startersbegeleiding en andere ondernemerszaken) met kennis van zaken en hart voor de zaak. Zodat u goed bent voorbereid als de Belastingdienst bij u op de stoep staat.
Graag met ons om de tafel? Maak kennis met ons welkomtarief en plan direct uw eerste afspraak in.
Van Bergen Ondernemerszaken. Hart voor de zaak.
